Monitoring pracowników w pracy – kiedy kamery są dozwolone?

Kamery w magazynie, na hali, przy wejściu do firmy czy na parkingu mogą poprawić bezpieczeństwo i pomóc chronić mienie. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może obserwować pracowników bez ograniczeń.

Monitoring musi mieć konkretny cel, obejmować tylko potrzebny obszar i być wcześniej opisany w zasadach obowiązujących w firmie.

Kiedy pracodawca może stosować monitoring?

Kamery można wprowadzić wtedy, gdy są naprawdę potrzebne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
• ochrony mienia,
• kontroli produkcji,
• ochrony ważnych informacji firmowych.

Samo stwierdzenie, że pracodawca chce „lepiej kontrolować zespół”, nie wystarczy. Cel monitoringu powinien być jasno określony i uzasadniony.

Czy kamery mogą służyć do oceniania pracowników?

Monitoring nie powinien służyć wyłącznie do sprawdzania, czy pracownik cały czas stoi przy stanowisku, jak długo trwa jego przerwa albo jak szybko wykonuje zadania.

Może jednak rejestrować stanowisko pracy, jeśli wynika to z bezpieczeństwa albo potrzeby kontroli procesu. Przykładem jest strefa ruchu wózków widłowych, linia produkcyjna albo miejsce przechowywania wartościowego towaru.

Kamera może wspierać nadzór, ale nie powinna zastępować normalnego zarządzania zespołem.

Czy kamera może być skierowana na stanowisko pracy?

Tak, ale tylko wtedy, gdy jest to potrzebne. Kamera nie powinna obejmować większego obszaru, niż wymaga tego konkretny cel.

Może to być uzasadnione, gdy:

• pracownik wykonuje zadania w niebezpiecznej strefie,
• trzeba kontrolować działanie maszyny lub procesu,
• w pobliżu znajduje się wartościowe mienie,
• stanowisko jest dostępne dla klientów lub osób z zewnątrz,
• konieczna jest ochrona poufnych danych lub dokumentów.

Jeżeli celem jest obserwacja maszyny, kamera nie powinna przy okazji rejestrować całego biura, ekranów komputerów i sąsiednich stanowisk.

Gdzie kamer nie powinno być?

Są miejsca, w których pracownik ma prawo oczekiwać większej prywatności. Monitoring co do zasady nie powinien obejmować:

• toalet i pomieszczeń sanitarnych,
• szatni i przebieralni,
• stołówek,
• palarni,
• pomieszczeń związków zawodowych.

Wyjątki są możliwe tylko w szczególnych sytuacjach. Pracodawca musi wtedy wykazać, że monitoring jest niezbędny i nie narusza godności pracowników.

W praktyce najpierw warto zastosować mniej inwazyjne rozwiązania, na przykład kontrolę dostępu, lepsze zamki albo monitoring samego wejścia do pomieszczenia.

Czy kamery mogą nagrywać dźwięk?

Monitoring pracowniczy dotyczy tylko obrazu. Nagrywanie rozmów to znacznie większa ingerencja w prywatność i co do zasady nie powinno być stosowane.

Mikrofon może zarejestrować nie tylko rozmowę służbową, ale też informacje o zdrowiu, rodzinie czy prywatnych sprawach pracownika.

Przed uruchomieniem kamer warto sprawdzić ustawienia urządzeń. Wiele modeli ma mikrofon włączony fabrycznie.

Samo poinformowanie pracowników o nagrywaniu dźwięku nie oznacza, że staje się ono automatycznie zgodne z prawem.

Czy pracowników trzeba wcześniej poinformować?

Tak. Monitoring nie może być dla pracowników niespodzianką.

Pracodawca powinien określić jego cel, zakres i sposób działania w:

• regulaminie pracy,
• układzie zbiorowym,
• obwieszczeniu, jeśli firma nie ma regulaminu pracy.

Pracownicy powinni zostać poinformowani co najmniej dwa tygodnie przed uruchomieniem kamer. Nowy pracownik musi otrzymać taką informację przed rozpoczęciem pracy.

Jak oznaczyć monitorowany teren?

Każdy powinien wiedzieć, że wchodzi w zasięg kamer. Oznaczenie powinno być widoczne przed wejściem do monitorowanej strefy.

Najczęściej stosuje się znak z symbolem kamery i krótką informacją o monitoringu. To jednak nie zawsze wystarczy.

Osoba objęta monitoringiem powinna mieć dostęp także do informacji o:

• administratorze danych,
• celu nagrywania,
• obszarze objętym kamerami,
• czasie przechowywania nagrań,
• osobach mających dostęp do materiałów.

Pełna klauzula może znajdować się na przykład w recepcji, regulaminie, intranecie albo na stronie firmy.

Jak długo można przechowywać nagrania?

Nagrania powinny być przechowywane tylko tak długo, jak jest to potrzebne.

Co do zasady maksymalny okres wynosi trzy miesiące od dnia nagrania. Nie oznacza to jednak, że każda firma powinna przechowywać materiały właśnie przez trzy miesiące.

Jeżeli wystarczy siedem, czternaście albo trzydzieści dni, warto zastosować krótszy okres. Po jego upływie nagrania powinny zostać usunięte lub automatycznie nadpisane.

Kiedy nagranie można zachować dłużej?

Dłuższe przechowywanie jest możliwe, gdy nagranie stanowi dowód albo może być potrzebne w postępowaniu.

Może chodzić między innymi o:

• wypadek przy pracy,
• kradzież,
• uszkodzenie mienia,
• postępowanie karne,
• spór sądowy.

W takiej sytuacji należy zabezpieczyć konkretny fragment nagrania, a nie całe archiwum z wielu tygodni.

Kto może oglądać nagrania?

Dostęp do nagrań powinny mieć tylko osoby, które rzeczywiście go potrzebują.

Mogą to być na przykład:

• pracodawca,
• upoważniony pracownik ochrony,
• osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo,
• administrator systemu,
• upoważniony pracownik działu prawnego lub kadr.

Nie każdy kierownik powinien mieć stały dostęp do podglądu. Warto też jasno ustalić, kto może kopiować nagrania i komu wolno je przekazać.

Czy nagranie można wykorzystać przeciwko pracownikowi?

Tak, jeśli nagranie ma związek z celem, dla którego monitoring został wprowadzony.

Przykładowo kamera zamontowana w celu ochrony mienia może zarejestrować kradzież. Kamera w strefie produkcyjnej może pomóc wyjaśnić wypadek lub poważne naruszenie zasad BHP.

Problem pojawia się wtedy, gdy nagrania są regularnie przeglądane tylko po to, aby rozliczać przerwy, tempo pracy albo każdą chwilową nieobecność przy stanowisku.

Czy pracownik musi zgodzić się na monitoring?

Co do zasady - NIE. Warto napomnieć tutaj, że monitoring nie jest oparty na zgodzie pracownika, ale na przepisach Kodeksu Pracy.

Pracodawca nie może jednak stosować kamer w ukryciu. Pracownik musi wiedzieć, po co działa monitoring, jaki obszar obejmuje i w jaki sposób wykorzystywane są nagrania.

Monitoring poczty i komputerów służbowych

Pracodawca może kontrolować także służbową pocztę i sposób korzystania z firmowego sprzętu, jeśli jest to potrzebne do organizacji pracy albo ochrony narzędzi służbowych.

Kontrola nie może jednak naruszać tajemnicy prywatnej korespondencji.

Podobne zasady dotyczą:

• historii odwiedzanych stron,
• czasu logowania do systemu,
• firmowych aplikacji,
• lokalizacji urządzeń służbowych,
• GPS w samochodach firmowych.

Pracownik powinien wcześniej wiedzieć, jakie dane są zbierane i w jakim celu.

Najczęstsze błędy pracodawców

Najczęstsze problemy związane z monitoringiem to:

• brak konkretnego celu,
• zbyt szeroki zasięg kamer,
• nagrywanie dźwięku,
• brak informacji dla pracowników,
• brak oznaczeń,
• zbyt długie przechowywanie nagrań,
• zbyt szeroki dostęp do materiałów,
• wykorzystywanie nagrań do innych celów.

Warto też regularnie sprawdzać, czy wszystkie kamery nadal są potrzebne. System uruchomiony kilka lat temu nie zawsze musi działać w tym samym zakresie do dziś.

Jak prawidłowo wprowadzić monitoring?

Przed instalacją kamer warto odpowiedzieć na kilka prostych pytań:

• jaki problem ma rozwiązać monitoring,
• czy kamery są naprawdę potrzebne,
• który obszar powinny obejmować,
• jak długo będą przechowywane nagrania,
• kto otrzyma do nich dostęp,
• jak pracownicy zostaną poinformowani.

Następnie trzeba zaktualizować regulamin lub obwieszczenie, oznaczyć teren i odpowiednio zabezpieczyć system.

Monitoring a bezpieczeństwo pracy

Kamery mogą pomóc ustalić przebieg wypadku albo zauważyć niebezpieczne zachowania. Nie zastąpią jednak podstawowych działań BHP.

Monitoring nie zastąpi:

• oceny ryzyka zawodowego,
• zabezpieczeń maszyn,
• dobrze zorganizowanych stanowisk,
• szkoleń BHP,
• środków ochrony zbiorowej i indywidualnej,
• nadzoru nad pracami niebezpiecznymi.

Kamera może pokazać, co się wydarzyło. Najważniejsze jest jednak to, aby właściwa organizacja pracy nie dopuściła do wypadku.

Kiedy monitoring jest zgodny z prawem?

Monitoring jest zgodny z prawem wtedy, gdy ma konkretny cel, obejmuje tylko potrzebny obszar i jest prowadzony według jasnych zasad.

Pracownicy muszą wiedzieć o kamerach, a nagrania powinny być odpowiednio zabezpieczone i przechowywane tylko przez niezbędny czas.

Dobrze zaplanowany monitoring może poprawić bezpieczeństwo i chronić mienie. Źle zaplanowany może naruszać prywatność i osłabiać zaufanie w firmie.